Comment organiser sa soutenance de thèse ?
Votre interlocutrice au P?le Doctorat & HDR selon votre école doctorale :
BMIC, EEA, EPIC, MATERIAUX, NSCo, PHAST, SEG :
Virginie BEAUDOING virginie.beaudoing@univ-lyon1.fr : 04.72.43.27.45
CHIMIE, InfoMaths :
Fabienne MACRO : fabienne.macro@univ-lyon1.fr : 04.72.43.27.46
CANBIOS, EDISS, E2M2, MEGA :
Odile MULET-MARQUIS : odile.mulet-marquis@univ-lyon1.fr : 04.72.44.79.30
Pas de soutenance de thèse pendant ces périodes (fermeture administrative de l'université) :
du vendredi 24 juillet 2026 au soir au 17 ao?t 2026 au matin
du vendredi 18 décembre 2026 au soir au lundi 4 janvier 2027 au matin
LA CHRONOLOGIE DE LA SOUTENANCE
ATTENTION : Il faut ajouter 3 semaines à chaque étape (correspondant à la fermeture administrative d’été de l’université) pour les soutenances du 17 ao?t au 31 octobre 2026.? J-12 SEMAINES AVANT LA SOUTENANCE
1 - Démarrer l’inscription pédagogique dans ADUM dans votre espace personnel (si vous ne l’avez pas déjà fait) : ? je souhaite demander ma réinscription ?.
2 - Vérifiez auprès de votre école doctorale que vous disposez de tous les prérequis nécessaires pour soutenir.
3 - Finalisez votre manuscrit.
4 - Fixez une date de soutenance ferme.
? J-10 SEMAINES AVANT LA SOUTENANCE : PROPOSITION DES RAPPORTEURS ET DU JURY
1 - Connectez-vous dans ADUM, complétez les différents onglets et déposez les documents signés par tous les signataires (le P?le Doctorat & HDR se charge de la signature du Président) en UN SEUL FICHIER PDF :
- OBLIGATOIRE : les CV à jour des rapporteurs et des membres extérieurs indiquant le grade actuel exact, le cursus, les rattachements (établissement employeur, unité de recherche), les encadrements, la liste complète des publications (sous forme de lien de téléchargement).
- LE CAS ECHEANT :
? Thèse confidentielle et/ou soutenance à huis clos :
- Compléter le formulaire de demande de confidentialité.
- Joignier un courrier motivé et signé par votre directeur de thèse.
RAPPEL :
Confidentialité du manuscrit de thèse = Aucune diffusion de la thèse, ni sur l'Intranet, ni sur l'Internet jusqu'à la fin du délai de confidentialité accordé par l'établissement.
Embargo = Le manuscrit est diffusé uniquement sur l'Intranet. Il sera diffusé sur l'Internet à l'issue de la période demandée.
Pour les soutenances de thèse à huis clos : un engagement de confidentialité devra être signé par toutes les personnes qui participeront physiquement ou à distance à la soutenance. Les documents devront être transmis à la DRED par le directeur de thèse en même temps que les documents de soutenance.
? Usage de la visioconférence :
- Compléter le formulaire de demande de visio-conférence.
La présence physique de tous les participants dans la salle où se déroule la soutenance est la règle de base.
RAPPEL : au moins 4 membres présents PHYSIQUEMENT, le président du jury, le directeur de thèse, un membre extérieur, un membre extérieur ou local pour que la soutenance soit valide.
? Soutenance hors locaux Lyon 1 :
- Compléter le formulaire de soutenance de thèse hors locaux Lyon 1.
? Reconnaissance de votre mobilité internationale :
- Compléter le formulaire de demande de mobilité Internationale.
Choix des rapporteurs :
Nombre de rapporteurs : 2 ou 3 selon les recommandations de l’école doctorale.
? Tous extérieurs à :
- Lyon 1
- l’école doctorale
- toutes Unités de Recherche dont Lyon 1 est tutelle
- l’entreprise dans laquelle est réalisé le travail (ex : CIFRE, CD droit privé…)
- l'Université partenaire dans le cas des cotutelles
? Sans lien avec votre équipe encadrante.
? Les membres du CSI ne peuvent pas être rapporteurs.
? Les rapporteurs exer?ant en France doivent avoir l’HDR.
? Les rapporteurs exer?ant à l'étranger doivent avoir le grade de professeur (grade du niveau PR du tableau de comparaison des carrières des EC de pays étrangers ( - arrêté du 10 février 2011).
? Pour les rapporteurs exer?ant à l'étranger ayant un autre grade que celui de professeur. Une dérogation peut être accordée au vu de leur CV s’ils justifient d’un niveau scientifique équivalent à l’HDR.
ATTENTION : l'obtention de cette dérogation ne permet pas de comptabiliser dans le jury le rapporteur comme un professeur ou un personnel assimilé.
Composition du jury :
? Le directeur de thèse. Les co-directeurs et co-encadrants peuvent être soit membre du jury, membre invité ou pas présent dans le jury.
? 4 à 8 personnes.
? Au moins 50 %* de professeurs ou assimilés (liste des personnels assimilés)
Jury à 5 membres : 50% = 3 - Jury à 7 membres : 50% = 4
Pour les membres du jury exer?ant à l'étranger se référer à la partie "niveau PR" du tableau de comparaison des carrières des EC de pays étrangers (arrêté du 10 février 2011).
Un membre du jury exer?ant à l'étranger ayant obtenu une dérogation pour être rapporteur ne peut pas être comptabilisé comme professeur ou personnel assimilé.
? Au moins 50 % de personnalités extérieures à :
Jury à 5 membres : 50% = 3 - Jury à 7 membres : 50% = 4
- Lyon 1
- l’école doctorale
- toutes Unités de Recherche dont Lyon 1 est tutelle
- l’entreprise dans laquelle est réalisé le travail (ex : CIFRE, CD droit privé…)
- l'Université partenaire dans le cas des cotutelles
? Les membres du CSI ne peuvent pas être considérés comme des membres extérieurs.
? Sans lien avec le travail de thèse (pas de publications communes ou de collaborations diverses...).
? Un professeur des universités ou un ma?tre de conférences HDR employé par Lyon 1 autre que le Directeur, Co-Directeur ou Co-encadrant (décision du CS du 16 juin 2008), représentant l’Université.
? Une représentation équilibrée des femmes et des hommes.
Configurations de jury possibles :
4 membres : 2 hommes – 2 femmes
5 membres : 2 hommes – 3 femmes ou inversement
6 membres : 2 hommes – 4 femmes ou inversement ou 3 hommes – 3 femmes
7 membres : 3 hommes – 4 femmes ou inversement
8 membres : 3 hommes – 5 femmes ou inversement ou 4 hommes – 4 femmes
2 - Manuscrit et formulaire d’autorisation de diffusion de la thèse :
- Dép?t du fichier PDF du manuscrit sur ADUM (version transmise aux rapporteurs). Si le manuscrit n’est pas prêt à cette étape, à la place déposez une page blanche sans la renommer.
- Dép?t dans ADUM du formulaire d'autorisation de diffusion de la thèse.
3 - Soumettre votre demande (ne pas oublier de cliquer dans ? mon espace personnel ? – ? mon profil ? sur ? je finalise la procédure ?).
Vérifiez BIEN toutes les informations saisies, après la validation vous n’aurez plus la main.
4 - Validation du directeur de thèse après vérification du jury.
5 - Validation de la gestionnaire du P?le Doctorat & HDR après vérification de la conformité administrative du jury.
Dans le cas où votre dossier n’est pas conforme, votre gestionnaire vous redonne la main. Vous devrez effectuer toutes les modifications nécessaires et soumettre à nouveau votre demande. La procédure repasse à l’étape 4.
6 - Validation de la direction de l’école doctorale après vérification scientifique de votre jury.
A cette étape, la direction de l'école doctorale peut encore demander des modifications dans votre dossier.
? J-8 SEMAINES AVANT LA SOUTENANCE :
? Le doctorant dépose le fichier PDF du manuscrit sur ADUM dans ? mon espace personnel ? - ? mon profil ? - ? Dép?t du PDF de la thèse ? à la place de la PAGE BLANCHE.
Vous devez vous assurer en amont que vos rapporteurs ne souhaitent pas également une version papier.
ATTENTION : Aucun délai supplémentaire ne sera accordé, vous devrez repousser la date de votre soutenance.
? La gestionnaire du P?le Doctorat & HDR désigne les rapporteurs et leur communique la date limite de retour de leur rapport (copie au doctorant et au directeur de thèse).
?J-4 SEMAINES : RAPPORTS DES RAPPORTEURS
1 - Dép?t des rapports par vos rapporteurs directement sur la plateforme ADUM. A cette étape, leurs avis ne sont connus que par la direction de l’école doctorale et par le P?le Doctorat & HDR.
En cas de retard la gestionnaire du P?le Doctorat & HDR fera les relances nécessaires. Vous ou votre équipe encadrante ne devez pas prendre contact avec les rapporteurs.
2 - Après examen des rapports, la direction de l’école doctorale émet son avis sur l’autorisation à soutenir.
3 - Si l’avis de la direction de l’école doctorale est favorable, le P?le Doctorat & HDR vous informe par mail que le Président de Lyon 1 vous autorise à soutenir. La notification officielle (encart "Soutenance" - en bas de la page) et les rapports seront accessibles dans votre espace personnel ADUM.
4 – Vous devez envoyer une copie de votre manuscrit aux membres de votre jury.
? J-1 SEMAINE AVANT LA DATE DE SOUTENANCE
? Dernières formalités administratives réalisées par la gestionnaire du P?le Doctorat & HDR :
- Publicité de la soutenance sur le site web de l'Université (sauf soutenance à huis clos).
- Convocation des membres du jury, les rapports des rapporteurs leur sont transmis.
? Vos documents de soutenance sont disponibles sur l’interface de votre directeur de thèse. Il doit les imprimer et les amener le jour de la soutenance.
? JOUR J : SOUTENANCE
? Les membres du jury désignent en séance un président qui doit être professeur ou personnel assimilé. Voir liste des personnels assimilés professeurs.
? A l'issue de la soutenance, si vous êtes admis.e, vous devez prêter serment devant vos pairs. Texte du serment du docteur.
? APRES LA SOUTENANCE
1 - Le président du jury ou votre directeur de thèse dépose au P?le doctorat & HDR les documents de soutenance ORIGINAUX, COMPLETES ET SIGNES ou les transmet par courrier postal.
2 - La gestionnaire du P?le Doctorat & HDR réalise votre attestation de réussite et vous l’envoie par courrier postal à l'adresse que vous avez indiquée dans ADUM.
3 - Vous devez déposer la version définitive de votre manuscrit de thèse dans ADUM :
- 3 semaines au plus tard après la soutenance pour les thèses pouvant être reproduites en état ou pour les thèses avec des modifications mineures demandées par le jury
- 3 mois au plus tard après la soutenance pour des corrections majeures demandées par le jury + l'attestation de conformité complétée et signée par le président du jury ou par votre directeur de thèse.
? RETRAIT DU DIPLOME
Le P?le Doctorat & HDR vous enverra un mail et la procédure pour le retirer.
Avant de contacter le P?le Doctorat & HDR, vérifiez si votre question trouve réponse dans la FAQ du doctorat à Lyon 1.